📺 영상 링크: https://www.youtube.com/watch?t=1124s&v=r6hUkChpwWQ
개요
이 영상은 Notion에서 고급 GTD(Getting Things Done) 대시보드를 구축하는 방법을 단계별로 설명하는 실전 튜토리얼입니다. David Allen의 시대를 초월한 작업 관리 방법론인 GTD를 Notion의 강력한 데이터베이스 기능과 결합하여, 작업, 프로젝트, 컨텍스트, 우선순위를 체계적으로 관리할 수 있는 시스템을 만드는 과정을 보여줍니다.
이 영상은 Khe Hy가 제작한 것으로, 그는 Rad Reads 블로그와 이메일 뉴스레터를 운영하며 Notion으로 생산성을 향상시키는 코스를 가르치는 전문가입니다. Keep Productive 채널에서 제공되는 이 워크샵은 많은 사람들이 요청한 고급 Notion 활용법을 다루고 있어 특히 실용적입니다.
핵심 내용
작업 테이블과 프로젝트 테이블의 분리
GTD 시스템의 핵심은 작업과 프로젝트를 명확히 구분하는 것입니다. 영상에서는 먼저 작업 테이블을 만들고, 여기에 작업 이름, 완료 체크박스, 마감일, 컨텍스트(태그), 우선순위, 소요 시간 등의 필드를 추가합니다.
특히 중요한 것은 프로젝트를 별도의 테이블로 분리하는 것입니다. 작업 테이블에서 프로젝트를 직접 관리하려고 하면 GTD의 렌즈를 통해 데이터를 슬라이스하고 주사위로 깎는 것이 어렵기 때문입니다. 프로젝트 테이블을 별도로 만들고, 연결된 데이터베이스(Linked Database) 기능을 사용하여 작업과 프로젝트를 연결합니다.
실제로 영상에서는 “개인 금융”과 “버킷리스트”라는 두 개의 프로젝트를 예시로 만들어 보여줍니다. 작업 테이블에서 프로젝트 필드를 추가하고, 이를 프로젝트 테이블과 연결하면, 각 작업이 어떤 프로젝트에 속하는지 명확하게 관리할 수 있습니다. 이렇게 계층 구조를 만들면 작업을 프로젝트 단위로 그룹화하고 추적할 수 있게 됩니다.
GTD 대시보드의 구성 요소
GTD 대시보드는 여러 뷰(View)를 통해 작업을 다양한 관점에서 볼 수 있게 해줍니다. 영상에서는 다음과 같은 대시보드 뷰들을 만듭니다:
- 곧 예정된 작업: 마감일이 다음 주 이내인 작업들을 필터링하여 보여줍니다. 이 뷰에서는 마감일과 프로젝트 정보를 표시하고, 컨텍스트는 숨깁니다.
- 에너지가 높은 작업: 컨텍스트가 “고 에너지”인 작업들만 필터링하여 보여줍니다. 아침에 일어나서 높은 에너지로 처리해야 할 작업들을 빠르게 확인할 수 있습니다.
- 받은 편지함: 프로젝트가 할당되지 않은 새로운 작업들을 보여줍니다. GTD의 “빠른 캡처(Quick Capture)” 기능을 구현한 것으로, 작업을 추가한 후 프로젝트에 할당하면 자동으로 이 뷰에서 사라집니다.
각 뷰는 링크된 데이터베이스를 사용하여 원본 작업 테이블의 데이터를 반영하면서도, 필터와 정렬을 통해 필요한 정보만 보여줍니다. 이렇게 하면 하나의 데이터 소스를 유지하면서도 다양한 관점에서 작업을 관리할 수 있습니다.
프로젝트 검토 기능의 구현
GTD의 진정한 마법은 중요한 프로젝트를 정기적으로 검토하는 기능에 있습니다. 영상에서는 프로젝트 테이블에 “마지막 검토”, “검토 빈도”, “다음 검토” 필드를 추가합니다.
“다음 검토”는 날짜 공식(Date Formula)을 사용하여 동적으로 계산됩니다. “마지막 검토” 날짜에 “검토 빈도” 일수를 더하여 다음에 언제 검토해야 하는지 자동으로 계산합니다. 예를 들어, 개인 금융 프로젝트는 7일마다, 버킷리스트는 60일마다 검토하도록 설정할 수 있습니다.
대시보드에는 “검토 필요” 뷰를 추가하여, 오늘 날짜가 다음 검토 날짜보다 큰 프로젝트들(즉, 검토 기한이 지난 프로젝트들)만 필터링하여 보여줍니다. 이렇게 하면 어떤 프로젝트를 검토해야 하는지 한눈에 알 수 있고, 검토를 완료하면 마지막 검토 날짜를 업데이트하여 다음 검토 날짜가 자동으로 재계산됩니다.
실전 가이드
영상의 내용을 실제로 적용하려면 다음 과정을 따라해볼 수 있습니다:
1단계: 작업 테이블 생성
먼저 빈 페이지를 열고 테이블을 생성합니다. 아이콘을 추가하고 색상을 설정하여 시각적으로 구분하기 쉽게 만듭니다. 작업 테이블에는 다음 필드들을 추가합니다:
- 작업 이름: 텍스트 필드
- 완료: 체크박스 필드
- 마감일: 날짜 필드
- 컨텍스트: 다중 선택 태그 (예: 사람, 장소, 에너지 상태)
- 우선순위: 체크박스 또는 선택 필드
- 소요 시간: 숫자 필드
셀 서식을 “Wrap”으로 설정하여 깔끔한 셀을 유지합니다.
2단계: 프로젝트 테이블 생성 및 연결
별도의 프로젝트 테이블을 만들고, 작업 테이블에 “프로젝트” 필드를 추가합니다. 이 필드를 “관계(Relation)” 타입으로 설정하고 프로젝트 테이블과 연결합니다. 이렇게 하면 각 작업이 어떤 프로젝트에 속하는지 명확하게 관리할 수 있습니다.
프로젝트 테이블에는 다음 필드들을 추가합니다:
- 프로젝트 이름: 텍스트 필드
- 마지막 검토: 날짜 필드
- 검토 빈도: 숫자 필드 (일수)
- 다음 검토: 날짜 공식 필드 (
dateAdd(prop("마지막 검토"), prop("검토 빈도"), "days")) - 검토 기한 지남: 공식 필드 (
date(prop("다음 검토")) < now())
3단계: GTD 대시보드 페이지 생성
새 페이지를 만들고 “GTD 대시보드”로 이름을 지정합니다. 이 페이지에 여러 링크된 데이터베이스를 추가하여 다양한 뷰를 만듭니다:
곧 예정된 작업 뷰:
- 작업 테이블을 링크된 데이터베이스로 추가
- 필터: 마감일이 다음 주 이내
- 표시할 속성: 작업 이름, 마감일, 프로젝트
- 숨길 속성: 컨텍스트, 소요 시간
에너지가 높은 작업 뷰:
- 위 뷰를 복제
- 필터를 마감일에서 컨텍스트로 변경
- 컨텍스트가 “고 에너지”인 작업만 표시
받은 편지함 뷰:
- 작업 테이블을 링크된 데이터베이스로 추가
- 필터: 프로젝트가 비어있음
- 새 작업을 추가하면 이 뷰에 나타나고, 프로젝트를 할당하면 자동으로 사라짐
검토 필요 뷰:
- 프로젝트 테이블을 링크된 데이터베이스로 추가
- 필터: 검토 기한 지남이 체크됨
- 표시할 속성: 프로젝트 이름, 마지막 검토, 다음 검토, 검토 빈도
4단계: 프로젝트 검토 워크플로우 설정
정기적으로 대시보드의 “검토 필요” 뷰를 확인하고, 기한이 지난 프로젝트들을 검토합니다. 각 프로젝트를 클릭하여 연결된 작업들을 확인하고, 진행 상황을 점검한 후 “마지막 검토” 날짜를 오늘 날짜로 업데이트합니다. 이렇게 하면 “다음 검토” 날짜가 자동으로 재계산되어 다음 검토 시점이 설정됩니다.
비판적 검토
영상은 Notion의 고급 기능인 연결된 데이터베이스와 날짜 공식을 활용하여 GTD 시스템을 효과적으로 구현하는 방법을 잘 보여주고 있습니다. 특히 작업과 프로젝트를 분리하고, 다양한 뷰를 통해 같은 데이터를 다른 관점에서 보는 접근 방식은 GTD의 핵심 원칙을 잘 반영하고 있습니다.
다만 영상에서 다루지 않은 부분들도 있습니다. 예를 들어, GTD의 “수집(Inbox)”, “처리(Process)”, “조직화(Organize)”, “검토(Review)”, “실행(Do)” 워크플로우 중 “처리” 단계에 대한 구체적인 가이드가 부족합니다. 또한 컨텍스트 기반 필터링을 더 세밀하게 활용하는 방법(예: 장소별, 사람별, 에너지 레벨별 조합)이나, 반복 작업(Recurring Tasks)을 관리하는 방법도 추가로 고려해볼 필요가 있습니다.
실무에 적용하실 분들은 Notion의 한계도 함께 고려해야 합니다. Notion은 강력하지만, 모바일 앱에서의 입력 속도나 오프라인 접근성 측면에서 전용 GTD 앱들에 비해 불리할 수 있습니다. 또한 팀 협업이 필요한 경우, Notion의 권한 관리나 공유 설정도 복잡할 수 있으므로, 개인용과 팀용을 구분하여 사용하는 것이 좋습니다.
현재 생산성 도구 시장의 최신 동향을 고려하면, AI 기반 작업 자동 분류나 우선순위 추천 기능이 점점 중요해지고 있습니다. Notion도 AI 기능을 추가하고 있으므로, 향후 이러한 기능들을 GTD 시스템에 통합하는 방법도 고려해볼 수 있습니다.
핵심 요점
영상을 본 후 기억해야 할 다섯 가지:
- 작업과 프로젝트를 분리하라: GTD의 핵심은 작업과 프로젝트를 명확히 구분하는 것입니다. Notion에서는 별도의 테이블을 만들고 연결된 데이터베이스로 관계를 설정하면 계층 구조를 효과적으로 관리할 수 있습니다.
- 다양한 뷰를 활용하라: 하나의 데이터 소스를 유지하면서도 컨텍스트, 마감일, 프로젝트 등 다양한 기준으로 필터링된 뷰를 만들어 상황에 맞는 작업만 볼 수 있게 합니다. 이는 GTD의 “컨텍스트 기반 작업 선택” 원칙을 구현한 것입니다.
- 정기적인 프로젝트 검토를 자동화하라: 날짜 공식을 사용하여 다음 검토 날짜를 자동으로 계산하고, 검토 기한이 지난 프로젝트만 필터링하여 보여주는 시스템을 만들면 GTD의 “주간 검토” 습관을 유지하기 쉬워집니다.
- 받은 편지함을 활용하라: 프로젝트가 할당되지 않은 작업들을 별도 뷰로 관리하면, 빠르게 작업을 캡처한 후 나중에 프로젝트에 할당하는 GTD의 “빠른 캡처” 워크플로우를 구현할 수 있습니다.
- 시각적 구분을 활용하라: 아이콘, 색상, 커버 이미지 등을 사용하여 테이블과 페이지를 시각적으로 구분하면, 시스템을 사용할 때 더 직관적이고 즐겁게 느낄 수 있으며, 이는 장기적으로 시스템을 유지하는 데 도움이 됩니다.
참고자료
영상에서 언급된 자료와 더 깊이 있는 학습을 위한 출처들:
- GTD 원서: David Allen의 “Getting Things Done” – GTD 방법론의 원본으로, 시스템을 구축하기 전에 기본 원칙을 이해하는 것이 중요합니다.
- Notion Mastery 코스: Khe Hy가 제공하는 Notion 고급 활용 코스로, 이 영상에서 다룬 내용보다 더 깊이 있는 Notion 기능들을 학습할 수 있습니다.
- Keep Productive 채널: 생산성 도구와 방법론에 대한 다양한 콘텐츠를 제공하는 YouTube 채널입니다.
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이 글은 YouTube 자동 생성 자막(자막 추출일: 2026-01-25)을 바탕으로 작성되었습니다. 영상의 핵심 내용을 정리한 것이므로, 보다 완전한 이해를 위해서는 원본 영상 시청을 권장합니다.